Déclaration vie privée
1. ERGO Insurance sa respecte votre vie privée
Ergo Insurance S.A. (ERGO) attache une grande importance à la protection.de la vie privée.
ERGO, dont le siège social est situé 25 Rue de Loxum (1000 Bruxelles), traite les données à caractère personnel du titulaire de la police et des personnes à assurer (appelés ensemble « personnes concernées») conformément au cadre juridique belge et de l’UE (ci-après appelé GDPR).
Le responsable de la protection des données d’ERGO peut être contacté par courrier à l’adresse : Rue de Loxum 25, 1000 Bruxelles et par e-mail : privacy@ergo.be.
2.Type de données à caractère personnel
Conformément à ses documents internes relatif à ses processus de traitement de données personnelles, ERGO traite les types de données à caractère personnel suivants : identification, santé, localisation, biométrie, éducation et intérêts, finances, habitudes de consommation, mode de vie, logement, profession, composition du ménage, caractéristiques personnelles, loisirs et intérêts, enregistrements de son et d’image.
3.Sources des données
Par les formulaires de demande, de sinistre ou autres, les appels téléphoniques, e-mails et autres moyens de communication, ERGO collecte les données à caractère personnel auprès de diverses sources, notamment :
- titulaire de police, ses mandataires ou relation personnelle ;
- courtiers, agents, gestionnaire de sinistre, témoins ;
- relations de travail avec l’employeur ;
- personnel médical ;
- autorités ; et
- agences d’évaluation de crédit.
4.Finalités et fondements juridiques
Les données à caractère personnel sont traitées aux fins suivantes et sur la base des fondements juridiques suivants :
4.1.Finalité fondé sur le contrat
ERGO traite les données à caractère personnel aux fins liées à l’assurance suivantes : toutes les obligations (pré)contractuelles et de gestion liées au contrat d’assurance, la relation avec le client, le traitement financier et éventuelle sous-traitance ou les accords de (co)-réassurance, y compris les services ou rapports au sein du groupe ERGO, incluant éventuellement des tierces parties.
4.2.Finalité basé sur le consentement
ERGO traite vos données en matière de santé spécifiquement pour (i) établir une demande d’assurance ; (ii) émettre et exécuter le contrat d’assurance, y compris l’évaluation du risque (qui peut également faire l’objet d’une décision) et l’évaluation de l’admissibilité ; (iii) remplir les obligations précontractuelles et contractuelles, ainsi que les obligations issues de la relation d’assurance avec la personne concernée ; (iv) gérer et régler les sinistres et débours pendant l’exécution du contrat d’assurance ; (v) procéder au recouvrement auprès de tiers responsables d’un sinistre ; (vi) litige éventuel ; (vii) prévention, détection et investigation de fraude à l’assurance ; et (viii) aux fins de réassurance. Ces données (ainsi que celles qui ont été communiquées dans le passé) ne peuvent être traitées qu’avec votre consentement, faute de quoi, la conclusion et/ou l’exécution correcte du contrat d’assurance peu(ven)t être empêchée(s) sans remboursement de la prime d’assurance.
Vous pourrez marquer votre consentement à plusieurs occasions, notamment lors de la déclaration d’un sinistre postérieur ou lors d’une modification de votre police d’assurance.
4.3.Finalité basé sur les intérêts légitimes
ERGO traite les données à caractère personnel aux fins suivantes : prévention de la fraude, contrôles de qualité et de sécurité, formation et marketing.
4.4.Finalité basé sur les dispositions légales
ERGO traite les données à caractère personnel aux fins suivantes : toutes les lois et réglementations impératives relatives à l’identification et à la lutte contre le blanchiment d’argent, les procédures juridiques, les obligations légales et réglementaires applicables au secteur financier et aux entités commerciales.
Au besoin, le traitement des données peut être automatisé, sous la supervision d’un médecin et avec une éventuelle intervention manuelle.
Aux fins de communication de données relatives à la santé, ERGO enverra une copie des informations pertinentes à vous-même ou votre médecin (données médicales). Votre médecin peut toujours communiquer au conseiller médical d’ERGO un certificat médical ou un rapport utile pour l’évaluation correcte de l’exécution du contrat. Ces informations se limitent à une description de l’état de santé, notamment l’historique au moment de la survenue du sinistre, pour invoquer les dispositions contractuelles.
5.Décisions automatisées
ERGO utilise des procédures de traitement des données à caractère personnel, y compris éventuellement les données relatives à la santé, impliquant des décisions automatiques affectant la conclusion ou l’exécution du contrat (ex. souscription d’assurance en ligne, gestion des sinistres, etc.). Vous avez toujours droit à une intervention humaine, pour exprimer vos avis et contester la décision.
6.Rétention des données
Les données à caractère personnel sont conservées pendant toute la durée de la convention auprès d’ERGO et ensuite, jusqu’à l’expiration des obligations légales de rétention, en particulier les obligations fiscales et comptables, et jusqu’à la fin de la responsabilité contractuelle.
7.Bénéficiaires
Outre les transferts dans le cadre des lois contraignantes et selon les besoins aux fins ci-dessus, ERGO peut communiquer les données à caractère personnel et de santé aux tierces parties suivantes :
- aux sociétés du groupe ERGO à des fins de réassurance, de finance et de rapports ;
- aux Sous-traitants situés dans l’Union européenne ou en dehors, pour le compte et selon les instructions d’ERGO.
8.Transfert international
ERGO n’autorise pas actuellement le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’UE.
Si les données seront traitées dans des pays n’appartenant pas à l’UE, y compris des pays dont la Commission européenne considère qu’ils ne garantissent pas un niveau approprié de protection des données à caractère personnel, ERGO, en qualité de Contrôleur, prendra les mesures appropriées pour protéger les données à caractère personnel, notamment en traitant selon les clauses contractuelles types de l’UE et en informant le client en conséquence.
9.Droits du sujet des données
Sur demande écrite, signée et datée, les personnes concernées peuvent accéder à leurs données, les rectifier et les corriger, les supprimer, restreindre ou s’opposer au traitement, demander la portabilité, retirer leur consentement.
Les droits ci-dessus peuvent être soumis à certaines conditions légales, modalités ou limites énoncées dans le GDPR.
Aux fins d’exercer vos droits, veuillez adresser un courrier postal au responsable de la protection des données d’ERGO, 25 Rue de Loxum, 1000 Bruxelles ou un e-mail à privacy@ergo.be.
Conformément à l’article 77 du , vous pouvez également vous adresser à ou déposer une plainte auprès de la Commission pour la protection de la vie privée (l’autorité de protection des données à partir du 25 mai 2018) à l’adresse suivante : 1000 Bruxelles, Rue de la Presse, 35 (Tél. 32 2 274 48 00 – Fax + 32 2 274 48 35 – E-mail : commission@privacycommission.be) ou à l’autorité de supervision de votre pays de résidence habituel pour l’exercice de vos droits.
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